石墨文档吴洁:从汇总疫情信息到支持远程办公

石墨文档吴洁:从汇总疫情信息到支持远程办公

时间:2020-02-12 10:24 作者:admin 点击:
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在新型冠状病毒肺炎疫情期间,我们看到许多公益组织、志愿团队自发通过石墨文档汇总疫情信息,对接医疗资源,传播媒体报道。

石墨本身是一家来自武汉的企业,疫情之下,大部分开发团队成员隔离在家办公,第一时间为努力“抗疫”的团队和组织免费开放企业高级版,并相继发布了疫情防控等专属模板。助力各方实现高效协作的同时,石墨也在为武汉早日脱离困境提供力所能及的帮助。

节后复工已经开始,不少企业又面临远程协同的新挑战。为此,CBC特别访谈了石墨文档创始人吴洁,请他分享如何利用石墨提升办公效率,以及公司的远程办公经验,供大家参考。

对话 | 宽带资本x石墨文档创始人吴洁

Q1: 石墨文档如何协助企业提高线上办公效率?

吴洁:石墨文档适用于文档、表格、幻灯片等承载的各个方面,如线上头脑风暴、会议记录、项目进度表、活动计划与复盘、公司OKR等等。由于文档、表格、幻灯片这类型的产品,很多用户在之前都有使用过,因而学习成本很低,上手石墨难度并不是很大。但是我们考虑到很多公司没有远程办公的经验和方法,所以特别制作了一系列模板,让他们用起来更加方便。目前已经推出了适用于高频办公场景的远程办公模板和产研模板套件,可以满足团队的多种使用需求。

Q2: 对企业而言,远程办公的优势所在?

吴洁:我们几位创始人在美国有多年的学习工作经历,并且都就职于美国巨头企业服务公司,使得我们对企业服务和办公的理解会比较超前。所以6年前我们创立石墨文档的时候,对企业服务和办公软件本身就有一些深入的理解,那时候美国的企业服务就已经非常成熟了,国内直到现在才刚刚开始。

远程办公的理念最早是在硅谷公司提出来的,硅谷的科技公司希望能不限于地域的限制在世界各地收纳人才,并且通过科技手段和优秀的团队管理理念来实现高效的远程办公。远程办公本身的优势就在于可以没有地域和时间限制的工作,并且可以更好的组建团队,同时提升管理水平和能力。

Q3: 在疫情期间,产品可以发挥哪些作用?

吴洁:石墨文档是云端Office,是一款基础型办公软件,文档、表格、幻灯片都是职场人群通用的工具,非常适合远程办公的场景,具体有以下特点——

协作 :异地协作最困难的就是文件的反复传递和版本问题,石墨文档可以让多人多地同时在一个文件内进行编辑、评论,每个人的进度及内容都能被实时看到,大大地减少了反复沟通的成本。即写即存,避免了数据资料反复同步的低效。在同一个文档中大家一起头脑风暴,就像在同一个办公室开会那样简单。

管理 :企业的文件是企业的数据资产。石墨文档企业文件所有权归属企业,可按照组织架构实现文档分权、分级管理。无论是企业全员、部门内、还是跨部门类型的项目协作,都可以轻松进行,优化企业内部及内外之间共享资料的方式。

比如,团队可以在石墨文档上设置一个全员协作的文件夹,不同部门的文档可以分门别类地集中在一起。如果某员工需要某个部门的文件,只要拥有权限,就可以使用查找功能跨部门找到自己所需的文件。

安全 :存储上,将用户的数据都保存在阿里云,如果公司所处的行业极度需要保密,也可以选择定制版本,将资料部署在自有的服务器上。另外,更设置了文档水印、离职员工账号交接等内容外泄预防与管控机制。

Q4: 请分享两个客户使用产品的特别案例

吴洁:耳目一新的案例有很多,举两个例子:GQ和一土教育。

GQ是我们的用户,但让我们想象不到的是他们很多10w+的文章,是通过很多个编辑共同完成的。他们先头脑风暴想好文章的结构和框架,然后分配给各个人在同一个文档上进行撰写。要知道每个人都有写作的风格和特点,能把多个人写得像一个人,GQ的编辑们确实非常厉害。

一土教育是一家创新型的民办学校,会定期举行教师研究课题成果展。由于是线下的展板,实际面积比较有限,老师们会自发将教研成果文档的二维码粘贴到展板上。在交流分享的过程中,老师们扫码就能看到他人的教研成果,点击收藏就能直接保存到自己的石墨文档。

Q5: 团队是否也采用远程办公模式?

吴洁:石墨文档在北京、上海、武汉、广东都有员工。我们的日常就是远程办公。

我们即时通讯软件使用钉钉,视频会议使用Zoom和Yealink,远程协作就是用我们自己的石墨文档。所以这次员工办公,我们的转变不是特别大,员工不太用特别引导。

可以分享一些我们远程办公的经验,主要是设定好目标、优先级和时间节点,不用特别在意员工每个小时都在做什么,结果导向地激励大家自己发挥主观能动性。

Q6: 近期针对新冠疫情有哪些支援行动?

吴洁:一直有关注这次疫情,然后陆续发现有一些志愿组织在使用石墨文档共同编辑汇总信息。一开始只是想尽我们所能帮助这些组织更好地使用石墨,所以当时免费开放了我们企业高级版的功能并且提炼出了疫情场景模板给这些组织使用。

石墨文档汇总的部分疫情信息:

随着确诊人数不断增长,国务院也要求不得早于2月3日复工,我们管理团队都觉得年后返回复工会是一个特别大的难题,但是企业毕竟有持续运转的需求,远程办公可能是一个好的选择。

所以我们也在春节时间加班加点,推出了远程办公版、无线席位,免费给个人和中小企业来使用。我们认为在自己的岗位上做好自己的工作,是对前线最好的支持。

远程办公模板案例

最后,希望疫情可以早点结束,我自己是武汉人,公司也是从武汉走到现在。非常多的亲朋好友都在武汉,希望大家都能健健康康度过这段时间。